Како да евидентирате понуде које правите у Word-у у програму за пословање и због чега је то важно

Постоје предузећа која због начина на који раде, најчешће креирају своје понуде у Word-у или Excel-у, те не користе програм за пословање за ове потребе, чак и када га имају.

Обично је ово случај из сљедећих разлога:

• Често креирају понуде за потребе тендера, тако да је компликовано направити такве понуде у програму за пословање због великог броја специфичних позиција
• Понуде садрже бројне додатне информације како би се доказао ауторитет и искуство, као што су препоруке других клијената или референце
• Постоје типски производи, али и бројне специфичности у зависности од клијента за кога се креира понуда, тако да је тешко направити унифицирани садржај
• Понуда садржи уводни дио у коме се налази садржај, информације о предузећу и неке друге ствари које се не могу крериати у програму за пословање

Без обзира на овакву ситуацију, предузеће би требало да сваку понуду евидентира кроз програм за пословање јер ће на тај начин имати на једном месту преглед свих понуда заједно са износима, клијентима којима су те понуде послате, те датумима када су послате. Овако евидентиране понуде касније можете много једноставније претраживати и анализирати у односу на ситуацију када су оне сложене (ако су уопште сложене) у један фолдер на неком рачунару или дељеном диску.

Уколико имате овакву ситуација предлажемо да урадите следеће кораке када крериате понуду:

• Започнете креирање понуде у програму за пословање, у смислу да попуните основне податке о клијенту, те добијете редни број понуде
• Направите понуду у Word-у или Excel-у где ћете као број понуде ставити број који је претходно додељен из програма за пословање
• Завршите понуду у програму за пословање тако што ћете уписати коначни износ, те све услове које сте ставили у понуди у Word-у или Excel-у. Овде можете отићи и корак даље, те креирати у програму за пословање одређене артикле који ће одговарати понуди коју сте креирали. На пример, уколико имате на тендеру 20 позиција који се односе на грубе грађевинске радове, можете крериати један артикал који се зове груби грађевински радови и онда уз њега ставити цену која се односила на све ставке ових радова
• Ставите као прилог понуду коју сте урадили у Word-у или Excel-у

Све претходно објашњено можете урадити користећи TiramisuERP.