Како унапредити пословање коришћењем ERP информационог система?
Као прво, шта је то ERP систем? Enterprise Resource Planning, енглески термин означава свеобухватни информациони систем у коме су информатизовани и интегрисани сви најважнији пословни процеси у предузећу. Овде се мисли на следеће групе процеса:
- Набавка и продаја (Commerce подсистем)
- Управљање људским ресурсима (HR подсистем)
- Управљање партнерима, купцима и добављачима, као и потенцијалним купцима (CRM подсистем)
- Управљање финансијама
- Рачуноводство
- Обрачун зарада
- Управљање основним средствима
- Управљање пројектима
- Архивско пословање
- DMS и др.
Врло често ове групе процеса покривају управо истоимене службе у предузећу.
Сама реч SISTEM је најзначајнија у претходном опису. Сваки систем подразумева скуп зависних процеса/функција код којих излазни подаци из једног процеса чине улазне податке другом процесу. Овим се избегава редудантност података која доноси само додатно трошење времена, а врло често и главобољу условљену грешкама. На пример, врло честа ситуација у комерцијално оријентисаним предузећима јесте да малопродаја има посебан POS систем у малопродајним објектима, а други систем у рачуноводству. Ово функционише тако што малопродајни систем функционише независно и у њему се прате само материјална задужења (обрада пријемних калкулација) и раздужења (продаја крајњим купцима). POS подсистем обично не поседује финансијске картице купаца и добављача из разлога што не постоји обрада извода, то јест финансијских токова. То условљава да рачуноводство ручно уноси и књижи податке са калкулација (пријем робе), и дневних пазара (раздужење) што представља креирање редудантних података (подаци су већ једном били унешени у други систем), а и омогућава велики простор за грешку. У оваквим ситуацијама трагање за грешком је свакодневна активност у рачуноводству, али је потребно наћи узрок неслагања како би се оно исправило. Врло често ова неслагања промакну рачуноводству али не и инспекцији. Са друге стране, основни бизнис има приступ само POS систему и тамо нема свеобухватне податке о пословању како би креирао план пословања. На пример, неопходно је контактирати рачуноводство како би се сазнало стање на рачуну или списак добављача за плаћање или списак очекиваних потраживања.
ERP системи омогућавају да се податак уноси у систем на месту његовог настанка и такав користи и додатно обрађује свуда у систему где год је то потребно.
На претходном примеру то би изгледало овако:
У малопродајном објекту се креира малопродајна калкулација робе где се уноси сваки артикал са фактурном ценом од добављача и трошковима транспорта, царине, акциза, осигурања и сл. ради калкулисања набавне и продајне цене то јест очекиване разлике у цени. У рачуноводству се аутоматски или полуаутоматски (са додатном провером) књиже ти исти подаци на основу једном дефинисане шеме књижења (контирање различитих података са калкулације). Ако посматрамо процес продаје, он се региструје у систему у тренутку саме продаје. Подаци о продаји се такође књиже аутоматски или полуаутоматски (са претходном провером) на основу дефинисане шеме књижења за раздужење малопродајног објекта.
Други карактеристичан пример је управљање основним средствима. Није реткост да се основна средства евидентирају у различитим excel табелама ради праћења њихове локације, рачунополагача, пописа и сл., а са друге стране у рачуноводству постоје само бројке које служе за поштовање законских норми али не и за суштинско управљање основним средствима као важним ресурсима сваког предузећа. И овде говоримо о постојању редудантних података. Ако у модулу за управљање основним средствима унесемо куповину новог средства уношењем улазне фактуре, одмах доделимо средству и рачунополагача и локацију и описне податке и његову вредност. Вредност је интересантан податак за књижење, и као и претходно описаном преузимању података из комерцијале, и овде је могуће спровести аутоматизацију. На овај начин се избегава редудантност података и смањује могућност грешке. Свака активност у модулу за управљање основним средствима подржава се аутоматизмом у књижењу. Са друге стране, основна средства се корисе у другим модулима, као што је “Управљање пројектима”. За неки пројекат је могуће ангажовање основног средства као на пример багер. Један исти багер није могуће ангажовати на два различита пројекта у исто време. Модул “Управљање пројектима” користи информације о основним средствима као улазни податак, а као излазни податак може да креира информацију о броју сати рада машине или сл. чиме се добија улазни податак погодан за управљање основним средствима.
Ту су још и други примери интеграције модула за управљање људским ресурсима и обрачуном зарада, управљање људским ресурсима и управљање пројектима, обрачун зарада и рачуноводство и друго. Веза између различитих сектора предузећа је вишеструка и унакрсна. На исти начин на који се одвија физичка размена информација и сарадња између сектора, реализује се и размена података унутар информационог система.
Наравно, и у добро организованим ERP решењима грешке су неизбежне, али у овој ситуацији грешке се дешавају само на уносу података и најлакше их је ту уочити. Врло често се грешке исправе пре самог књижења то јест финалног прихватања податка за даље управљање са њим.
Ако је предузеће довољно порасло да је неопходан ангажман различитих запослених за различите секторе/послове у предузећу онда знајте да требате да почнете да размишљате о имплементацији ERP система.
TiramisuERP је модеран програм за пословање који садржи све модуле потребне за успешно управљање пословним процесима у једној компанији: велепродаја, малопродаја, финансије, сервис, POS, људске ресурсе, производњу. Доступан је online, тако да му можете приступити где год да се налазите и обезбедите све информације које су вам потребне за доношење важних пословних одлука.