Da li treba koristiti govoreće ili ne govoreće šifre?

Kada preduzeća počinju da koriste novi program, često se pitaju da li treba da promene način na koji dodeljuju šifre artiklima.

Ovde su obično moguća dva slučaja:

• Preduzeće koristi sistem govorećih šifri gde određeni karakteri u šifri znače nešto
• Preduzeće koristi sistem ne govorećih šifri gde se najčešće šifre dodeljuju tako što se krene od nekog broja i onda se redom povećavaju brojevi kako se otvaraju nove šifre

Govoreće šifre

Dodeljivanje govorećih šifri je ranije, kada programi za poslovanje nisu bili na današnjem niovu razvoja, imalo smisla. Govoreće šifre su šifre u kojima se ugrađuje određena logika kojom se dodeljuju određeni karakteri unutar šifre.

Na primer, ukoliko imamo artikal koji je kupljen od proizvođača čije ime počinje na MA, koji je od plastike (PL) i koji ima Crnu (CR) boju, njegova šifra može biti MAPLCR000123. I ovo može delovati logično i da može olakšati pretragu artikla tako što kada tražimo ovaj artikal kucamo redom MAPL i ostalo.

Ovo može delovati kao prilično efikasan način označavanja artikala, međutim ipak postoji nekoliko ozbiljnih nedostataka:

• Teško je u bilo kojem programu na ovakav način automatizovati unos šifri što može značajno usporiti unos šifri kod novih artikala
• Teško je predvideti sve moguće slučajeve pa tako ako se javi novi proizvođač čiji naziv počinje sa MA, potrebno je pronaći novu oznaku
• Potrebno je napraviti jasno uputstvo kako se kreiraju ovakve šifre kako zaposleni ne bi pogrešili prilikom unosa

Ne govoreće šifre

Danas se mnogo više koriste ne govoreće šifre.

Ovakve šifre se dodeljuju bez bilo kakve posebne logike u kreiranju karaktera u šiframa i najčešće su to nizovi brojeva koji se redom povećavaju kako se unose novi artikli.

Prednosti ovakvog načina označavanja artikala su:

• Jednostavno je u programu automatizovati dodeljivanje šifri novim artiklima tako da se ne moraju ručno unositi
• Zaposleni ne moraju da pamte na koji način se označavaju artikli i time se znatno smanjuje mogućnost pojave greške

Međutim, u slučaju ovakvih šifri je potrebno dodatno opisati artikle, tako što se u posebnim poljima, u skladu sa mogućnostima programa unose važne karakteristike artikla kao što su: proizvođač, kataloški broj, kategorija i podkategorija kojoj pripadaju.

TiramisuERP omogućava i jedan i drugi način unošenja šifri ali smatramo da je sistem sa korišćenjem ne govorećih šifri mnogo efikasniji.