Da li treba koristiti govoreće ili ne govoreće šifre?

Kada preduzeća počinju da koriste novi program, često se pitaju da li treba da promijene način na koji dodjeljuju šifre artiklima.

 

Ovde su obično moguća dva slučaja:

 

• Preduzeće koristi sistem govorećih šifri gdje određeni karakteri u šifri znače nešto
• Preduzeće koristi sistem ne govorećih šifri gdje se najčešće šifre dodjeljuju tako što se krene od nekog broja i onda se redom povećavaju brojevi kako se otvaraju nove šifre

 

Govoreće šifre

 

Dodjeljivanje govorećih šifri je ranije, kada programi za poslovanje nisu bili na današnjem niovu razvoja, imalo smisla. Govoreće šifre su šifre u kojima se ugrađuje određena logika kojom se dodjeljuju određeni karakteri unutar šifre.

Na primjer, ukoliko imamo artikal koji je kupljen od proizvođača čije ime počinje na MA, koji je od plastike (PL) i koji ima Crnu (CR) boju, njegova šifra može biti MAPLCR000123. I ovo može djelovati logično i da može olakšati pretragu artikla tako što kada tražimo ovaj artikal kucamo redom MAPL i ostalo.

Ovo može djelovati kao prilično efikasan način označavanja artikala, međutim ipak postoji nekoliko ozbiljnih nedostataka:

• Teško je u bilo kojem programu na ovakav način automatizovati unos šifri što može značajno usporiti unos šifri kod novih artikala
• Teško je predvidjeti sve moguće slučajeve pa tako ako se javi novi proizvođač čiji naziv počinje sa MA, potrebno je pronaći novu oznaku
• Potrebno je napraviti jasno uputstvo kako se kreiraju ovakve šifre kako zaposleni ne bi pogriješili prilikom unosa

 

Ne govoreće šifre

 

Danas se mnogo više koriste ne govoreće šifre.

Ovakve šifre se dodjeljuju bez bilo kakve posebne logike u kreiranju karaktera u šiframa i najčešće su to nizovi brojeva koji se redom povećavaju kako se unose novi artikli.

 

Prednosti ovakvog načina označavanja artikala su:

• Jednostavno je u programu automatizovati dodjeljivanje šifri novim artiklima tako da se ne moraju ručno unositi
• Zaposleni ne moraju da pamte na koji način se označavaju artikli i time se znatno smanjuje mogućnost pojave greške

 

Međutim, u slučaju ovakvih šifri je potrebno dodatno opisati artikle, tako što se u posebnim poljima, u skladu sa mogućnostima programa unose važne karakteristike artikla kao što su: proizvođač, kataloški broj, kategorija i podkategorija kojoj pripadaju.

 

TiramISu ERP omogućava i jedan i drugi način unošenja šifri ali smatramo da je sistem sa korišćenjem ne govorećih šifri mnogo efikasniji.